Вопросы и ответы во время мероприятия: советы по организации от UBI Конференц Холл

2018-05-14

Во время делового или обучающего мероприятия нельзя обойтись без блока вопросов. Но как организовать все так, чтобы не увеличить тайминг события и соблюсти его временные рамки? Рассмотрим несколько способов.

Разделите доклады и блок с вопросами

Может произойти так, что тема доклада будет насколько интересной, что участники начнут перебивать спикера каждые 5 минут с уточняющими вопросами. Таким образом, выступление может не на шутку затянуться, чего, конечно, нельзя допустить. Как можно поступить в таком случае? Огласить в начале выступления, что в конце доклада будет выделено 15-20 минут на то, чтобы задать спикеру интересующие вопросы. Так гости не будут перебивать оратора, а сам выступающий, зная лимит времени, будет следить за продолжительностью своих ответов.

Предложите поднимать руки

Если зал позволяет увидеть всех присутствующих даже на задних рядах, можете предложить гостям поднимать руки, в случае желания задать вопрос. Для этого отлично подойдет зал Co-working, который можно заказать на странице https://ubi-hall.com.ua/halls/co-working/.

Попросите записать вопросы

Перед началом выступления предупредите присутствующих, что они могут записывать на бумажках интересующие их вопросы. В конце доклада бумажки будут собраны и переданы спикеру.

В этом пункте важно обратить внимание на размеры и расстановку зала, в котором будет проводиться мероприятие. Если событие масштабное и зал имеет достаточно большую площадь, как, например, зал Study, который можно посмотреть по ссылке https://ubi-hall.com.ua/halls/study/, стоит задуматься над тем, чтобы соорудить некие коробочки в проходах между рядами, куда гости могут складывать свои вопросы. Если же зал маленький, один из организаторов вполне сможет собрать бумажки самостоятельно. Чтобы выбрать подходящее помещение для своего количества приглашенных, можете перейти по ссылке https://ubi-hall.com.ua/halls/ и подобрать наиболее удачный вариант.

Отсеивайте и группируйте вопросы

Получив стопку бумажек с вопросами, организатор должен провести в них «ревизию». Во-первых, отсеить повторяющееся вопросы, во-вторых, сгруппировать их по темам, в-третьих, пронумеровать таким образом, чтобы ответы шли друг за другом, соблюдая определенную логику.

Гните свою линию

Иногда может быть такое, что в зале найдутся те, кто захочет выкрикнуть, задать еще больше вопросов, не следуя установленным правилам. Поэтому организатор и сам спикер не должны боятся сказать об этом и напомнить о регламенте. Например, если человек просто встает и начинает говорить, можно сказать, что вначале будут ответы на вопросы от тех людей, которые подняли руки. Может быть такое, что гость просто начнет вести свою речь, только занимая время. В таком случае стоит мягко остановить и переспросить, в чем же собственно заключается его вопрос.

Ответы должны быть лаконичными

Если ответ затягивается, а аудитория начинает скучать, организатор или сам спикер могут предложить гостю, который задал вопрос, обсудить это после мероприятия или оставить адрес своей электронной почты для предоставления более развернутого ответа по этой теме.